Akten · Geschäftsunterlagen · OCR · digitale Ablage
Dokumente digitalisieren in München
Akten und Geschäftsunterlagen strukturiert digitalisieren – mit passender Dateiausgabe, optionaler OCR-Texterkennung und einer Ablagestruktur, die zu Ihrer späteren Nutzung passt.
Blum Druck unterstützt Unternehmen, Kanzleien, Praxen, Vereine und Organisationen in München bei der Digitalisierung vorhandener Dokumentenbestände. Entscheidend ist nicht nur der Scan, sondern wie Dokumente anschließend gefunden, getrennt, benannt und weiterverwendet werden sollen.
Vom Papierbestand zur nutzbaren digitalen Ablage
Ihr Projekt muss noch nicht technisch geplant sein
Für den Einstieg reicht zu wissen, welche Unterlagen vorhanden sind und wie Sie später damit arbeiten möchten. Daraus lässt sich ableiten, welche Aufbereitung sinnvoll ist.
01
Akten digitalisieren
Ordner, Verträge, Rechnungen, Korrespondenz und zusammengehörige Geschäftsunterlagen erfassen.
02
OCR anwenden
Geeignete Dokumente mit Texterkennung versehen und PDF-Dateien durchsuchbar machen.
03
Dateien strukturieren
Dokumente trennen, sinnvoll benennen und für die spätere digitale Ablage vorbereiten.
04
Kontrolliert bereitstellen
Dateien entsprechend der vereinbarten Struktur aufbereiten, kontrollieren und bereitstellen.
Vom Papierbestand zur nutzbaren Datei
Digitalisierung beginnt nicht erst am Scanner
Bei größeren Akten- und Dokumentenbeständen entstehen die entscheidenden Fragen vor und nach dem eigentlichen Scan: Welche Seiten gehören zusammen? Wie werden Dateien getrennt und benannt? Muss der Inhalt später durchsuchbar sein?
Scanqualität, Dateiformat, OCR und Struktur werden deshalb passend zum Ausgangsmaterial und zur späteren Verwendung abgestimmt.
Mehr als ein Bild vom Papier
OCR: Dokumente wirklich durchsuchbar machen
Ein normaler Scan bildet zunächst die sichtbare Seite ab. Durch OCR – Optical Character Recognition – kann der enthaltene Text zusätzlich maschinell erkannt werden.
Geeignete PDFs lassen sich dadurch beispielsweise nach Namen, Rechnungsnummern, Vertragsbegriffen oder anderen Textinhalten durchsuchen.
Damit Dokumente wiedergefunden werden
Dateitrennung, Benennung und Ablagestruktur
Bei vielen Dokumenten ist die spätere Struktur mindestens so wichtig wie der eigentliche Scan. Ein einziger großer PDF-Block ist nicht automatisch die beste Lösung.
Je nach Projekt können einzelne Vorgänge, Akten oder Dokumentgruppen getrennt und sinnvoll benannt werden. Soll der Bestand anschließend in einer vorhandenen digitalen Ablage oder einem Dokumentenmanagement-System genutzt werden, sollte die vorgesehene Struktur vor Projektbeginn berücksichtigt werden.
Sie müssen diese Struktur nicht vorher fertig definieren. Oft reicht es, uns zu zeigen, wie der Bestand heute organisiert ist und wie Sie später damit arbeiten möchten.
Vertrauliche Dokumente
Sensible Unterlagen vor Projektbeginn abstimmen
Akten enthalten häufig personenbezogene, kaufmännische oder andere vertrauliche Informationen. Besondere Anforderungen an Anlieferung, Bearbeitung, Bereitstellung und Rückgabe sollten deshalb frühzeitig geklärt werden.
Das Digitalisieren allein stellt keine revisionssichere oder GoBD-konforme Archivierung her. Dafür ist der gesamte organisatorische und technische Prozess relevant – einschließlich Ablage, Zugriffsregelung und gegebenenfalls eingesetztem Dokumentenmanagement-System.
Papierformulare weiterentwickeln
Nicht jedes Papierformular soll nur archiviert werden
Soll ein bestehendes Formular künftig direkt am Bildschirm ausgefüllt werden, können wir daraus auf Wunsch ein interaktives PDF mit Eingabefeldern, Auswahlmöglichkeiten und weiteren Funktionen entwickeln. Damit bleibt die Dokumentendigitalisierung klar auf Archivierung und Struktur fokussiert.
Aus der Praxis
Bei Dokumenten zählt mehr als nur Auflösung
Eine möglichst hohe Scanauflösung allein macht noch keinen guten digitalen Dokumentenbestand. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Originalqualität, Dokumentlogik, OCR und geplanter Dateiausgabe.
Vom Papier zur fertigen Datei
So läuft ein Digitalisierungsprojekt ab
Umfang und technische Ausführung unterscheiden sich je nach Bestand. Der grundsätzliche Ablauf bleibt jedoch klar.
Bestand klären
Art, Umfang, Zustand und spätere Nutzung der Unterlagen besprechen.
Struktur festlegen
Dateitrennung, Benennung, Dateiformat und gewünschte Ablage abstimmen.
Digitalisieren
Dokumente vorbereiten und in der abgestimmten Qualität erfassen.
OCR & Aufbereitung
Texterkennung anwenden, Dateien strukturieren, kontrollieren und bereitstellen.
Zwei Leistungen mit unterschiedlichem Schwerpunkt
Dokumentendigitalisierung oder klassischer Scanservice?
Beides beginnt mit dem Scannen. Entscheidend ist jedoch, welche Art von Vorlage vorliegt und was damit anschließend geschehen soll.
Dokumentenbestände
Dokumentendigitalisierung
Für größere zusammengehörige Akten- und Dokumentenbestände, bei denen OCR, Dateitrennung, Benennung und spätere digitale Nutzung im Mittelpunkt stehen.
Einzelvorlagen
Scanservice
Für Fotos, Dias, Negative, einzelne Dokumente, Pläne und andere analoge Vorlagen, bei denen Scanqualität, Auflösung und passende Dateiausgabe im Vordergrund stehen.
Zum Scanservice →Persönlich abstimmen
Dokumentendigitalisierung für München und das Umland
Gerade bei umfangreichen oder sensiblen Beständen ist eine klare Abstimmung vor Projektbeginn sinnvoll. Blum Druck betreut Unternehmen und Organisationen aus München und dem Umland bei der strukturierten Digitalisierung vorhandener Dokumente.
Mehr zu Blum Druck in München & Umland →Häufig gefragt
Fragen zur Dokumentendigitalisierung
Welche Dokumente kann Blum Druck digitalisieren?
Was bedeutet OCR?
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Scanservice?
Muss ich OCR, Dateinamen und Ordnerstruktur vorher festlegen?
Ist die Digitalisierung automatisch GoBD-konform oder revisionssicher?
Was benötigen Sie für eine erste Einschätzung?
Ihr Digitalisierungsprojekt
Art der Unterlagen und Umfang reichen für den Einstieg
Beschreiben Sie kurz Ihren Bestand, die geplante spätere Nutzung und Ihren Wunschtermin. OCR, Dateiformat, Dateitrennung und Ablagestruktur klären wir anschließend gemeinsam.